Denk je aan het einde van de werkdag wel eens: “Is het al 17u00, wat heb ik nu de hele dag gedaan?”. Dan ben je niet alleen. Een van de grootste frustraties op kantoor zijn “afleidingen” die ervoor zorgen dat je de tijd uit het oog verliest. Natuurlijk ben je bezig met je werk, maar toch zorgen e-mails, telefoontjes, appjes, verschoven deadlines … ervoor dat je heel de dag bezig bent met het anticiperen wat er op je af komt. Hierdoor raken je normale taken niet af en blijf je zitten met het gevoel dat je niets hebt verwezenlijkt. Met een goede timemanagement bied je hier het hoofd aan. Sterker nog, timemanagement is misschien wel de belangrijkste vorm van management binnen een bedrijf.
Timemanagement zit ‘m in de kleine én grote dingen. Daarom delen we graag enkele handige tips met je waardoor je voortaan veel efficiënter met je tijd kan omgaan.
TIP 1: Ga af en toe OFFLINE
Binnenkomende e-mails, appjes, meldingen … zijn allemaal zeer afleidend. Daarom doe je er goed aan om af en toe eens offline te gaan. Kies bv. een blok van twee uur om ergens aan door te werken. En bekijk daarna pas welke e-mails en meldingen er zijn binnengekomen. Deze techniek zal je veel tijd besparen, zeker wanneer je weet dat het telkens 5 tot 20 minuten duurt eer je weer gefocust aan een opdracht kan verder werken nadat je concentratie werd gebroken.
TIP 2: Las een PLANDAG in
Las een plandag in. Een plandag is de dag waarop je alle taken op een rijtje zet. Lijst je to do’s op en regel je afspraken. Heb je alles genoteerd? Dan is het nu tijd om alles in te plannen. Een plandag hou je het beste op vrijdag. Dat geeft je de mogelijkheid om een weekplanning voorop te stellen. Je verdeelt je taken en afspraken per dag en je brengt overzicht in wat er je de komende week te wachten staat. Zo kan je lekker met een leeg hoofd en zonder zorgen aan het weekend beginnen.
TIP 3: Upgrade je takenlijst
Noteer bij het inplannen van je taken en afspraken hoeveel tijd je er denkt voor nodig te hebben. Op deze manier kun je meteen zien of je de taken überhaupt wel af krijgt die dag en of je er niet een paar moet schrappen. Kijk vervolgens voor je begint aan de taak naar de klok wees je ervan bewust hoeveel tijd je hebt. Dit helpt je om productief te blijven en ervoor te zorgen dat je de taak op tijd af hebt. Begin ook met de grote taken (kill your elephants), anders blijf je ze vooruit schuiven. Wanneer jij je enkel op kleine taken focust, heb je het gevoel dat je veel gedaan hebt, terwijl dat misschien niet het geval is.
TIP 4: Timetracking
Je uren tracken, voor velen blijft het een vervelend, administratief werkje. We begrijpen dat jij je kostbare werktijd veel liever in je echte taken steekt. Je uren tracken is niet de leukste klus die je kunt bedenken, maar vergis je niet, timetracking kan bijzonder productief zijn, meten is weten. Het correct registreren van de gewerkte uren is namelijk de sleutel tot een gezonde bedrijfsvoering. Wanneer je je uren enkele weken bijhoudt, kan je hier veel uit leren. Je ziet precies voor welke taken je tijd tekort komt, of welke taken er juist te ruim worden ingepland. Hierdoor kan je de planning beter inschatten en betere beslissingen nemen. Om efficiënt aan timetracking te doen, bestaan er veel handige apps. Bij PSG maken we hiervoor bv. gebruik van Teamleader. Door je uren te registreren zal jij je nooit meer afvragen: “Waar gaat de tijd naartoe?”.
TIP 5: Plan kritische taken nooit in op vrijdag
Plan kritische taken nooit in op vrijdag, maar kies eerder om ze aan het begin van de week uit te voeren. Dat geeft je de mogelijkheid om snel te reageren moest er iets mis gaan. Bij PSG zetten we bv. nooit websites live of vrijdag.
TIP 6: Werk vs. meetings
Verspreid je afspraken (zowel intern als extern) niet over de hele week, maar probeer alles op enkele dagen te concentreren. Zo hou je de rest van de week vrij voor het echte werk. Dit geeft je de kans om ongestoord door te werken aan je lopende projecten. Deze regel kan je bovendien net zo goed toepassen voor vaste klanten/opdrachten. Hou vaste dagen aan voor taken die wekelijks terugkomen, dat werkt super rustgevend!
TIP 7: Uitbesteden
Merk je dat het te druk wordt om alle taken vlekkeloos uit te voeren? Dan is het tijd om enkele taken uit te besteden. Hou er wel rekening mee dat taken uitbesteden extra in beslag neemt omdat je de persoon in kwestie moet briefen en opvolgen. Dit is extra tijd dat je er moet investeren om hem er naderhand weer uit te halen.
Hopelijk helpen deze tips je om een realistisch beeld te krijgen van waar jouw tijd en die van je collega’s of werknemers naartoe gaat. Timemanagement leert je dat “snelle taken” soms toch langer duren dan je zou verwachten. Je bent meer geneigd om je op één taak tegelijk te focussen, uitstelgedrag wordt afgeremd, productiviteit neemt toe en je zult betere planning besluiten nemen omdat je weet hoeveel tijd een taak werkelijk kost.
Ben je naast timemanagement nog op zoek naar manieren om je bedrijf te laten groeien? Twijfel niet en contacteer ons nu.
Auteur
Reine Driesen
