11 tips om een efficiënte onlinemeeting te doen

COVID-19 heeft een grote impact op alle aspecten van het dagelijkse leven. En dat geldt ook voor onlinemeetings. Door het virus is virtueel afspreken populairder dan ooit. De coronacrisis brengt heel wat solidariteit met zich mee. Ook van grote bedrijven. Zo biedt Google tijdelijk de premium versie van  Google Meet gratis aan.

Wist je dat we bij PSG regelmatig zulke onlinemeetings doen? Hier is alvast een lijst van onze favoriete videoconferentieplatformen:

1. Google Meet 
2. Slack Video Calls
3. Zoom
4. Skype
5. Discord

Hoe pak je zo’n onlinemeeting nu efficiënt aan? Hier zijn enkele tips & tricks die we je zeker niet willen onthouden.

Met een goede planning loopt alles efficiënter.

Tips voor de organisator

• Kies een stabiel platform. Zelf zijn we een grote fan van Google Meet. Google Meet werkt standaard op elke browser van Google Chrome en geeft dus geen bijkomende problemen met compatibiliteit waardoor je ook geen tijd verliest.

• Kies vaste dagen en vaste tijdstippen om je meetings te organiseren. Leg ze vast in een agenda of een ander vast systeem. Zo weten de deelnemers op voorhand wanneer ze beschikbaar moeten zijn en vermijd je bijvoorbeeld dat iemand deelneemt aan de meeting van uit de wagen. Met een goede planning loopt alles efficiënter. 

• Duid één persoon aan die de meeting opzet en coördineert. Die persoon is verantwoordelijk voor de link waarop de meeting doorgaat. Maar duid ook aan wie aan het woord is tijdens het gesprek. Zo wordt het geen kakofonie. 

• Duid daarnaast één persoon aan die notities neemt tijdens de meeting en de actiepunten van vorige meetings aanbrengt. Deze persoon kan eventueel ook verantwoordelijk zijn voor het meetingverslag. 

Hou geen meetings ‘om te meeten’.

• Hou geen meetings ‘om te meeten’. Probeer net zoals bij fysieke meetings zo efficiënt mogelijk te zijn. Bespreek de planning, verdeel taken, beantwoord vragen. Zodat iedereen weet wat van hem of haar wordt verwacht.

Tips voor deelnemers

Zet je microfoon af wanneer iemand anders praat.

• Zorg dat je op tijd bent. Er is niets zo frustrerend als moeten wachten op iemand die te laat is. In het echte leven wandel je toch ook niet te laat een meeting binnen?

• Zorg ervoor dat je hardware werkt. Werkt je camera? Check! Staat je microfoon aan? Check! Heb je een stabiele internet connectie? Check! Als men voor iedere persoon 5 minuten moet wachten omdat er hardwareproblemen zijn, ben je al snel heel wat productieve werktijd kwijt.

• Zet je microfoon af wanneer iemand anders praat. Blaffende honden, spelende kinderen en andere achtergrondgeluiden kunnen galmen. Hierdoor kan het zelfs zijn dat je elkaar niet verstaat.

• Gebruik bij voorkeur oortjes of een headset i.p.v. de standaard speaker op je laptop of computer. Op die manier is de kwaliteit van het geluid een stuk beter.

• Gebruik je camera’s? Zorg er dan steeds voor dat je geen pyjama meer draagt, en werk bij voorkeur aan een bureau.

• Controleer ook even waar je gaat zitten. Zorg dat de achtergrond niet storend is. Veel beweging, persoonlijke spullen, pikante details … Het zorgt alleen maar voor afleiding. 

Van online marketing tot webdevelopment. Wil je meer tips? Contacteer ons nu en wij plannen een onlinemeeting met je in!