De wereld van ondernemen verandert razendsnel. Strengere privacyregels, veranderend consumentengedrag, het hoort er allemaal bij. Maar wat er in 2026 op de agenda staat, gaat nog veel ondernemers verrassen: elektronische facturatie via Peppol wordt vanaf 1 januari 2026 verplicht voor alle B2B-transacties in België.
Voor sommigen klinkt Peppol als een technische verplichting waar ze zich pas volgend jaar druk over gaan maken. Maar de realiteit is: wie nu niet begint, loopt het risico achter de feiten aan te hollen. En wie wel op tijd schakelt, ontdekt al snel dat Peppol meer is dan een regeltje van de overheid. Het is een kans om je facturatieproces écht te verbeteren.
Peppol, wat is dat eigenlijk?
De naam klinkt wat vreemd in de oren, Peppol, maar het staat voor Pan-European Public Procurement Online. In mensentaal: een netwerk dat het mogelijk maakt om op een gestandaardiseerde, veilige en gestructureerde manier digitale facturen uit te wisselen tussen bedrijven. Geen pdf’tjes meer via mail. Geen bijlagen met vreemde opmaak. Geen manuele verwerking.
Peppol werkt via een internationaal systeem waarbij facturen rechtstreeks van jouw facturatiepakket naar dat van je klant gaan, volledig digitaal en in een uniform formaat (UBL). Je gebruikt daarvoor een zogenaamd “access point”, een soort digitale toegangspoort die zorgt voor de veilige overdracht van facturen tussen partijen.
Vergelijk het met internetbankieren: je doet een betaling en binnen enkele seconden staat het geld op de juiste rekening. Met Peppol gebeurt net hetzelfde, maar dan met facturen.
Waarom voert de overheid dit in?
Het antwoord is simpel: omdat het werkt. In landen als Noorwegen, Zweden en Italië draait Peppol al langer succesvol. De Belgische overheid wil nu mee op die trein springen.
Elektronische facturatie maakt het facturatieproces sneller, transparanter en betrouwbaarder. Het helpt btw-fraude te beperken, verkleint de foutenmarge én zorgt voor een vlottere samenwerking tussen boekhoudsystemen. En laten we eerlijk zijn: facturen die automatisch verwerkt worden zonder menselijke tussenkomst? Daar wordt iedereen blij van.
Wat eerst verplicht werd voor facturen aan overheidsinstellingen, wordt nu dus uitgebreid naar het hele B2B-landschap. En dat is logisch. Waarom zou een webshop die aan een bedrijf levert anders behandeld worden dan een consultant die aan de gemeente factureert?
Wat betekent dat voor jouw webshop?
Misschien denk je: “Ik ben maar een kleine speler” of “Ik factureer niet zó vaak aan bedrijven.” Toch geldt de regel straks ook voor jou als je zakelijke klanten hebt. Of je nu bureaumateriaal verkoopt, technische onderdelen, kleding of software, zodra er een B2B-transactie is, moet de factuur via Peppol lopen.
Dat betekent concreet dat jouw webshopsoftware, facturatiesysteem of boekhoudpakket moet kunnen omgaan met elektronische facturen in het UBL-formaat én die facturen moet kunnen verzenden via het Peppol-netwerk. Sommige tools hebben dat al ingebouwd, andere niet. In dat geval moet je op zoek naar een koppeling, een nieuwe module of een overstap naar een ander systeem.
En vergis je niet: zelfs als je wél al een modern pakket gebruikt, betekent dat niet automatisch dat je klaar bent voor Peppol. Vaak moet je nog een paar instellingen activeren, een access point kiezen en testfacturen verzenden. En dat vraagt tijd.
2026 lijkt ver weg, maar vergis je niet
We hebben het allemaal al meegemaakt: een deadline die in de verte lijkt, maar plots heel dichtbij is. Eind 2025 klinkt misschien als “nog ver genoeg”, maar wie al eens met softwaremigratie of systeemintegraties bezig is geweest, weet: dat kan langer duren dan verwacht.
Stel je voor dat je in november 2025 pas begint uit te zoeken of jouw tool Peppol ondersteunt. Of dat je boekhouder je dan plots meldt dat je extra licenties of technische ondersteuning nodig hebt. Dan ben je al snel weken verder. En intussen moet je webshop blijven draaien, moeten facturen blijven vertrekken, moet je klanten te woord staan…
Kortom: nu starten = straks geen stress.
En het hoeft je geen fortuin te kosten
Meer zelfs: wie investeert in digitale facturatie via Peppol, kan rekenen op fiscale voordelen. De Belgische overheid biedt tot eind 2027 een verhoogde investeringsaftrek aan van 120% voor kleine ondernemingen die hun facturatie digitaliseren.
Met andere woorden: je krijgt een deel van je investering terug via de belastingen. Denk aan de aankoop van nieuwe software, implementatiekosten, opleiding van je personeel of integraties met je boekhouding. Slim geregeld, toch?
Maar het gaat niet alleen om verplichting. Het is ook gewoon beter.
Laten we even eerlijk zijn: traditionele facturatie is vaak omslachtig. Pdf’s versturen, opvolgen of handmatig inboeken. Discussies over verkeerde bedragen. Facturen die in een spamfolder belanden.
Met Peppol werk je digitaal, gestructureerd en uniform. Je factuur vertrekt in één klik, komt meteen terecht in het boekhoudsysteem van je klant, wordt sneller goedgekeurd én, nog belangrijker, sneller betaald. Geen menselijke tussenkomst betekent ook: minder fouten, minder administratie en meer tijd om je te focussen op je klanten en je product.
Voor webshops is dat extra belangrijk. In een markt waar snelheid, schaalbaarheid en automatisatie cruciaal zijn, wil je niet vasthangen aan logge of verouderde processen.
Oké, en wat nu?
De vraag is dus niet of je naar Peppol moet overschakelen, maar wanneer. En als je het ons vraagt: liever vandaag dan morgen.
Want hoe sneller je de overstap voorbereidt, hoe meer tijd je hebt om alles rustig op punt te zetten. Je kan testen, bijsturen, medewerkers opleiden en klanten informeren. Geen last-minute stress, geen risico op geweigerde facturen of gemiste betalingen.
En nog belangrijker: je vermijdt boetes of sancties als je vanaf 2026 niet voldoet aan de nieuwe regels.
Wij helpen je op weg
We snappen dat dit voor veel ondernemers niet bovenaan de prioriteitenlijst staat. Je bent druk met verkopen, leveren, klanten helpen, producten optimaliseren… En dan komt er ook nog eens “Peppol” om de hoek kijken.
Gelukkig hoef je het niet alleen te doen. Wij helpen je webshop klaarstomen voor Peppol, stap voor stap. Van een eerste check van je huidige software, tot het selecteren van het juiste access point, het instellen van je systeem en het testen van je facturatieproces. Geen ingewikkelde uitleg, maar duidelijke actie en praktische ondersteuning.
👉 Wil jij met een gerust hart richting 2026? Neem vandaag nog contact met ons op.
We bekijken samen jouw situatie en zorgen ervoor dat je webshop helemaal Peppol-proof is, ruim voor de deadline.
Auteur
Chris Schalenborgh